【求助贴】临危受命，如何救火做到一半的项目？

最近分享了一个关于被临时拉去救火，项目如何起死回生的小视频，没想到引起了大家的共鸣，吐槽了自己的惨痛经历并强烈要求出一个应对策略的详细教程。这也是我职场升级打怪路上一个具有代表性的绊脚石，我当时也请教了一些资深的项目管理同行，整理了丰富的实践经验，现在就给大家简要分享下。
 
当时让我接手这个做了一半的项目，领导说是给我的一个挑战也是机遇，我隐隐感觉这是一个巨坑。果不其然，刚接手没多久，就发现项目经理是被换掉的、团队成员是不配合的、项目情况是一团乱麻的、项目发起人只关心结果等一系列难点。
我自己迷茫了一阵后，根据各位大佬的建议，做了以下几步，目前项目已经步上了正轨。
 
 
 
1.第一步搞清楚状况，不要盲目按照自己的经验来指挥
坑点一：盲目根据经验指挥
我一接手项目，就有多个项目成员急迫的找我反馈各种问题。我看着已经延误的进度，根据经验给予了一些意见，可想而知纯纯浪费时间，还丢掉了一些成员对我的信任。
 
正确方案：给自己点时间摸清项目实际情况。
第一步：让团队成员继续完成手头的任务，然后花点时间摸清情况，并通知告知团队成员具体的时间点。
例如：我刚接手项目有很多信息都不清楚，我先了解下情况，如果有问题也可以跟我反馈，我这两天了解完情况后再答复。这样是让自己有缓冲的时间，不盲目做决策。
 
第二步：这三方干系人一定要沟通
A.找原来的项目负责人拉家常：秘诀就是一定要让他感觉你是跟他一个阵营的，先发制人、先开启吐槽话题，引导他说出这个项目的一些真实情况和雷点。
B. 跟换掉他的领导再次了解：这是确保后续的计划不会踩坑。
C.从团队成员方收集信息：先开团队会议表明态度，你过来是帮助大家完成这个项目的。然后根据项目进度计划管理表（WBS分解计划）找到每个项目的任务负责人沟通，记录他们的难点（风险以及问题）。
 
 
 
2.第二步对齐业务目标，不仅是完成项目
坑点二：没弄清楚这个项目的业务目标
很多项目被叫停、换人不一定是项目无法正常交付造成，如果你仅仅盯着项目进度、范围这些维度去解决问题，最终还是会踩雷。管理层会选择投资这个项目，它承接着组织的一些战略目标（业务目标），如果当管理层评估后发现无法达到预期时，就会采取措施。
 
正确方案：找到项目发起人沟通了解，明确项目业务目标，再寻找突破点。
例如：这个项目的业务目标是为了增加营业收入，从而扩大市场份额。那么甲方目前有哪些难点没有解决？进行一个难点的梳理，将它们进行优先级排序。
 
 
 
3.第三步树立团队信心，确保部分容易且重要的问题解决
坑点三：容易陷入紧急且重要但无法攻克的问题中
在进行问题的优先级梳理后，大概率可以找到几个能直接影响项目目标实现的难点。
常规处理步骤可能是重点处理这几个难点，但是上一任项目经理都一直没解决的问题，大概率短期也很难有所突破，对于团队成员来说也给不到很好的正向反馈。
 
正确方案：优先选择几个较为重要但不是很难解决的小难点解决。
可以优先选择几个较为重要但不是很难解决的小难点解决，项目会朝着比较好的方向发展。这样有利于快速增强团队成员的信心，也有利于提升你在团队成员中的领导力。
 
 
 
4.合理的向上管理，学会要支持
坑点四：没有充分找发起人/管理层要支持
由于项目发起人前期只注重结果的强势态度，在我跟他沟通支持方面的问题时，效果也并不理想，我就打算自己想办法解决。
 
正确方案：拿着新的项目数据找到管理层要支持。
可以根据梳理出的难点来更新项目计划，然后拿着新的项目数据找到管理层沟通。由于项目遇到了一些难点，需要延长交付时间。如果这个没办法协调，那么可以进一步提出增加资源的要求。如果资源协调也比较困难，可以看看能不能争取一些奖励机制，这样即使加班团队成员工作起来也有干劲。无论是加时间、加人还是给奖金这都是领导层对这个项目的支持和态度。
 
 
 
5.借助工具，扫清项目信息不透明障碍
接手做了一半的项目，不仅是摸清项目实际情况，还是向上申请支持都离不开全面、准确的项目运营数据。跟相关干系人沟通获取到的是偏主观以及大概的一些数据，但是为了辅助咱项目经理的决策更加准确，可以借助一些合适的项目管理工具。
 
之前的同事已经利用公司上的易趋项目管理系统创建项目并且进行了管理，我接手后项目经理的角色权限给到了我这边，我就能查看项目相关的所有运营数据、辅助梳理。
 
 
A、通过项目概况/项目报表了解项目全面运营状况。
我在项目概况模块获取了一些项目关键指标的信息，例如进度、任务、交付物、成本预算、所处阶段、项目资源、项目风险问题等，比较轻松掌握了项目出现问题的维度。
 

 

（易趋项目概况模块）

 

然后我通过项目报表模块了解到了项目的任务、成本、风险、问题、工时、费用等六个维度的详细具体信息，并结合已分析好的报表，快速的掌握了项目工作的重难点。

 

 

（易趋项目报表视图）

 

 

B、 项目信息记录清晰，轻松对齐业务目标
在项目创建时，就需要填写相对应的信息，例如战略目标、优先级、风险等级、项目发起人、资源需求、成本预算等等，我通过查看项目信息就快速对齐了业务目标。
 

 

（易趋项目信息视图）

 
 
C、 风险、问题闭环管理，快速提升团队成员信心
在系统中，可以对风险及问题进行闭环的跟踪管理。我将项目问题梳理出来后，就借助问题管理模块进行监督跟进。同时我可以对其进行优先级、问题类型的分析，在处理时更加清楚了。项目问题也可以指定责任人，也方便进一步更进。问题管理分为提交问题、分析问题、解决问题以及验证问题四个流程，直至问题解决才能关闭。闭环式管理机制，也有效提升工作效率。
 

 

（易趋问题管理视图）

 
 
 
6、总结
通过以上几个模块的信息收集，在去跟领导层申请支持时也更加有底气了。项目的问题在我的带领下逐步被解决，也争取到了相应的资源支持，现在项目也步入了正轨。通过这次的经历我也吸取了很多经验和教训。不知道大家都是如何应该这种情况的呢？欢迎分享讨论。
 

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